一、会议通知的作用及要求
发送会议信息主要是指给与会代表发送会议通知，其主要目的是让与会者能清楚即将出席的会议的内容及安排，使他们能在到会前做好充分的准备（包括办公用品、私人物品等方面的准备），从而有助于保证会议的质量。所以，拟写会议通知，既要内容清楚、完备，又要文字简明、扼要，还要条理清晰、明了，不能含糊其辞、前言不对后语，让人不明所以、不知所措。
二、怎样拟写会议通知
（一）会议通知的基本内容
（1）称呼：被通知者（此部分有些通知省略不用）。
（2）会议名称。
（3）会议时间：具体日期和会期长短。
（4）会议地点：具体地址及交通线路（此部分如内容多，可以附件形式附于通知正文之后）。
（5）出席对象：简单列举参会的主要人员。
（6）议事日程。
（7〉通知者或授权者。
（8）注意事项（此部分有些通知省略）。
（9）发文单位署名及日期。
（二）会议通知的常用形式
1.文件式会议通知
文件式会议通知常被作为召集大型、重要会议或活动的通知使用。这种通知的内容详尽﹐项目清楚，格式规范，有利于与会者做好相关的会前准备工作。
通知附上回执，其好处是便于确认具体到会的人数，以便于安排落实诸如接站、食宿、交通工具等方面的会务接待工作。
2.备忘录式会议通知
备忘录式会议通知常被单位或部门作为召开事务性会议、例行性会议的通知来使用。示例如下。
3.请柬式会议通知
不相隶属单位之间的会议、企业之间的会议以及商务性的会议，诸如开幕典礼、新产品发布会、签字仪式等仪式类的活动，其与会对象一般为上级领导、兄弟单位、社会名流等，为显郑重或表示礼貌，通常会采用会议请柬、邀请信等形式发送会议（或活动）通知，而不使用公文式会议通知。
所用的请柬，可选购市面上出售的各种正式请柬，也可以自行设计、打印请柬，但无论采用何种形式，填写请柬内容时，要注意措词儒雅、语气谦恭、格式规范。
邀请函（信），是邀请亲朋好友、知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛。通常在严肃庄重的场合、人数较少，对方地位较高时使用，措词用语要诚恳、热情、有礼，一般用手写，或者打印后亲笔签名，以表示自己的诚意和敬意。
4.海报式会议通知
海报式会议通知即采用公开张贴、广而告之的通知方式，常被一些学会，团体和组织作为自由参加的会议或活动的通知使用。
5.公告式会议通知
公告式会议通知常被一些股份制公司召开股东大会时使用，通知往往刊登在相关报刊或网站上，以便于在更大的范围使公众知晓，达到广而告之的目的。
在实际工作中，针对各式各样不同的会议，在拟写会议通知的时候应灵活采用不同的通知形式和发送方式。
