通常来说，专业的年会策划人员在制定年会策划方案的过程中会提到为了执行这一年会策划方案，都是需要一些什么条件与资源，包括：年会主办方是谁?在什么时候举办年会?年会现场需要使用什么样的设备?做什么样的年会节目?做这些的人是要具备什么样的能力与技能的等，都是最好能在年会策划方案的附件中去详细的描述一下的。
一、年会策划准备
在这一部分中，年会策划人员是要详细地去描述出各项任务的先后顺序以及起始时间的，也可以用一个带有时间标记的图表来表示的，就可以一目了然地去告诉相关的执行人员“在什么时候做什么”，以及各项环节之间的什么关联与因果的关系。
二、年会组织架构
在这一部分中，年会策划方案要描述为了达成上述的目标，需要什么样的执行团队和管理结构的。执行团队是应包括所有年会组的成员的。他们关于这个年会相关的工作经验、专业背景、学历等也是非常重要的。执行团队的经验与能力往往是在很大程度上就决定了年会的成败的，所以，这也是年会主办方非常关心的一个问题。另外，还要明确年会现场的相关管理结构，最好是年会策划人员能在年会策划方案的附件中去详细的描述一下主要的工作岗位的职务要求。
3、年会现场监管与评估
监控可是年会策划人员在实施过程中一个非常重要的部分，监控和执行的机构以及人员(可以是年会主办方的理事会、资助方或是其它的第三方机构)、监控任务等都是应该写在年会策划方案中的。与之相关的是还有年会策划执行团队的自我评估计划的。年会所进行中的评估报告是比年会结束的评估是还要重要的。在年会的不同阶段是要进行评估的，是可以使年会策划人员去及时地发现问题的，然后可以尽早地解决。同时，也是可以使年会主办方得到一个信息的，那也就是年会策划人员不但提出了一个很好的计划，而且是可以很好地去实现这个计划的。请注意，年会的执行方法是年会主办方去评判是否能进行的一个非常重要的因素。
一般来说，年会策划人员是有两种可供参考的监控和评估方式的。一种是衡量的结果，另一种是分析的过程。其中一种或者是两者都有可能的去适用于年会策划人员的年会。年会策划人员选择的是何种的方式将取决于年会的性质和目标的。无论是选择何种的方式，年会策划人员是都需要去说明年会策划人员准备怎样去收集评估的信息和进行数据的分析，以及在年会进行到哪些阶段的时候，在进行一次阶段性的评估。评估年会及时间也是应该包括在年会实施计划的时间表当中的。
无论是关于监控报告还是关于评估报告，都是应该包括：年会的进展与完成的情况、原定的计划与现实状况的一个比较、预测未来将要实现计划的可能性等。除总体评估的报告外，是还要提供一些子评估报告的。
4、年会策划的相关附件
很多年会策划人员认为的是重要的文件或是篇幅太长而不适于放在年会策划方案中的文件里，都是可以被放在附件当中的，比如：年会主办方的介绍、年会参与人员的名单、年会布置的相关用品等。其实年会策划人员也是可以把那些在正文中会干扰到执行人员或是偏离年会主题的部分放到附件当中的，但一定也不要忘了在年会策划方案的正文中去备注一下相关的具体情况。
