团拜会为何要避免日程上的冲突
目前，很多企业的团拜会都是由专业的团拜会策划公司策划举行的，因为通常双方合作最初的目的都是希望通过举行团拜会来帮助双方整合有效的资源，从而产生了强强联合的效果。但是如果团拜会策划过程中双方都不善于妥善协调、不学会合理地处理双方在团拜会中的定位与分工，那么再好的团拜会策划公司组织的团拜会也还可能产生反面的作用，所以就要求在策划团拜会的过程中，恰当且可行的做法是将团拜会中的核心环节有效分解，并且由其中的一方负主要的责任，最终促进策划的合作、具体分工的良好合作机制，避免因职责问题或互相推卸造成团拜会现场的混乱现象，从而达到团拜会主办方最初的目的。
我们都知道任何活动的细节都将决定着活动的成败，特点是在组织一场团拜会的时候，整场团拜会的成功取决于团拜会策划中一切细节的成功，而某个或多个细微环节的失误都可能使整个团拜会的效果大打折扣，所以团拜会策划公司的相关人士通过自己多年的策划与执行经验，为团拜会主办方总结出了团拜会策划中的几个极易容易出错的方面：
首先来说，一场团拜会需要策划者准确确定好团拜会举办的日期、地点等，原则上应提前并及时告知相关参加团拜会的企业以发邀请函。邮件等方式进行。通常，在接到团拜会发起方的邀请函后，还需要协调相关的出席人员的行程等事项，而团拜会主办方也需要提前准备团拜会当天的接待事项。例如之前在筹备某公司的团拜会时，由于跟合作方在团拜会举办前没有协调好相关的问题，所以导致在团拜会的前期出现了变更团拜会时间及地点的状况，最后还向邀请人士发了两次团拜会的通知，导致团拜会前期准备时间变得很短，最终在一定程度上影响了整个团拜会策划的执行效果。所以说在进行团拜会策划时，相关人士建议举办团拜会的时间应尽量早点通知，也不要安排在年后举行，因为年初往往是很多企业进行年会以及与合作商之间合作的关键商讨时间段，非常容易形成日程上的冲突。
另一方面，因为各个企业经常在年底的相关庆典较多，再加上各企业的年度预算有限，而且很多活动通常先入为主，尤其是越后举办的相关庆典，人们参与热情和激情也会减少。此外在团拜会策划过程中还应该要随时更新参加团拜会的相关邀请嘉宾的信息，保证接送邀请嘉宾的信息是最准确的。根据团拜会策划公司的相关专业人士的经验来看，通常在团拜会主办方接待邀请嘉宾的过程中，不应以人为序，按照邀请嘉宾们到达的时间先后顺序进行才更为方便、高效。此外，接送邀请嘉宾的每个流程都由专业的工作人员具体负责，主要是为了防止负责人临时更换，从而影响及时沟通。所以负责接待的人员应保持沟通畅通，团拜会中的各个环节应及时协商。
在这里团拜会策划公司的相关人员还要强调的是重要邀请嘉宾的接待工作是团拜会策划过程中的重中之重，它会直接影响团拜会现场的最终效果。一旦重要邀请嘉宾对团拜会主办方的接待方式不满意，那么将形成及其严重的影响。所以，重要邀请嘉宾应由团拜会主办方安排的专人进行接待，甚至要具体到其到达后的住宿、饮食等方面，进而让让邀请嘉宾体会到团拜会主办方的邀请热情，进而也会对团拜会的举办更加期待。
