不管是一场大型活动，还是一场小型会议，总归有一个总负责人。小到一个业务节点，一个项目组，大到一条产品线，一个事业部，你都会获得独立负责工作的机会。机遇到来时，希望你已经做好了准备。这个话题相对比较庞大，细节也比较多，成都活动策划公司在此为大家整理，将会分成几篇文章来一起学习，如何做一名优秀的活动项目负责人！
会议活动策划
一、活动信息收集
了解客户公司情况和活动背景，熟悉对接负责人。
二、场地考察
项目组成员中负责搭建、项目及设备人员必须到现场，策划及设计的小伙伴如需现场确认场地可以一并同行，必须拍摄现场照片，并带激光尺、卷尺等场地测量工具，确认场地尺寸，并做好记录。
活动场地选择
三、组织召开项目会议
（1）项目审题会：项目负责人主导，策划师参与对项目需求进行分析，整理需要讨论问题；如策划信息不完整，再与客户咨询和沟通，了解具体需求。
（2）项目讨论会：提前一天将需要讨论问题告知参与人员，可邀请其他团队小伙伴参与讨论；项目经理主持会议，形成具体策划方案。
（3）战前演练会：形成策划方案，邀请其他团队小伙伴组成“模拟客户”或“竞争对手”对策划案进行点评；意见整理收集，对策划方案进行修改。
（4）修改提案会：根据修改意见，对策划案修改以后再演练，形成最终确定版策划案提交客户。
（5）项目复盘会：不管案例是否被采用，客户评审结束后，2天之内召开复盘会，所有参与项目小伙伴分析成功或失败的原因。
四、方案制作
（1）配合策划师及设计师小伙伴制作方案，与其他模块的负责人沟通确认搭建要求，并形成具体方案预算。
（2）同客户密切联系，根据客户的反馈及时调整方案，直到最终确认。
（3）考虑备用方案的可能性，制定紧急预案并提供预算。
五、合同签订
（1）负责客户合同的签订，原则上使用公司模板合同进行签约；
（2）合同附件包括主画面小样、整体效果图、流程文件、报价单及其他客户需求事项；
（3）其他按照公司用印管理制度要求进行执行。
六、内部沟通
（1）确定项目执行小组成员，根据模块分配工作岗位（搭建、设备管理、后勤管理、摄影摄像管理、演艺管理、礼仪管理、主持人管理、VIP管理、餐饮、安保、礼品管理等）；
（2）制定执行确认表，明确岗位、工作职责、上下线联络人、进场时间等；
（3）根据模块明确各个小组负责人，并按照模块需求分配具体对接的供应商，检查督促供应商的进度并及时反馈；
（4）逐级上报管理，尽量避免越级或跨岗位处理问题；
（5）与场地合作伙伴的关系，秉持“相互支持，合作优先”的理念，如现场遇到问题遵循“买单方协调”的原则。
七、问题反馈
针对各个模块负责人反馈的问题，尽快给出解决办法并作出处理。
