一、根据不同部门的需要来进行清单的确认
建议活动还是不要只交给一个部门来处理，除了公司临时组织的管理小组外，尽量还是需要各个部门来进行配合。这样每一个部门就可以根据自己的活动或者是节目内容来提交清单，最终进行一个整体上的清单总汇即可。当然这样的一个确定清单方式也是比较基础简单的，不过可能很多物料是需要管理层来确定，所以必须要让所有部门都参与到其中，以免物料方面有所遗漏。
二、根据活动流程来确定好物料清单
如果想要更精准完成不同的物料清单，其实大家也是可以尝试着利用活动流程来进行每一个环节的物料需求确认，一定要从最开始的邀请来宾的请帖等开始入手来进行清单确认。一开始可能确定清单也不太容易，但是大家也要做好基础的一些工作确认，只有如此才能够让我们的物料清单更加完善。尽量是有一个部门来做好总汇，这样能够确保采购不会有任何的问题。
三、 注意好特殊活动和节目的道具准备
很多活动都是有一些创意性的节目和活动内容，这些活动都是需要准备非常多的一些道具，而且都是需要定制，所以必须要提前确定好。如果公司内部可以手工制作的道具，建议还是活动方来自己准备，这样可以节省一部分的投入，同样也可以保证准备好物料。但是在彩排之前，必须要将所有的物料都进行一个二次的检查，如果有遗漏需要及时进行处理，以免会影响到我们的整个活动。
